มาดูหลักการแก้ปัญหางานเอเจนท์อสังหาฯ โดยใช้กระบวนการ Case Analysis

ด้วยธรรมชาติงานเอเจนท์บ้านเรา เริ่มต้นกันมาอย่างหลากหลายรูปแบบ และพื้นฐานแตกต่างกัน เพราะไม่มีหลักสูตรพื้นฐานที่ปรับความรู้คนทำงานให้พร้อมในระดับหนึ่งก่อนลงสนามจริง กว่าจะเก่งและเชี่ยวชาญได้ ก็ผิดพลาด และแลกด้วยความเสียหายมาเยอะ

เอเจนท์อยู่กับบริษัท มีที่ปรึกษาก็ดีไป ส่วนเอเจนอิสระบางคนก็ใช้วิธีถามพี่ที่รู้จัก ไปจนถึงโพสถามความเห็นชาวบ้านในโซเชียลมีเดียก็มีให้เห็นมากมาย

แต่เชื่อได้เลยว่า หากคุณนำขั้นตอน Case Analysis นี้ไปใช้ ความเชี่ยวชาญในอาชีพของคุณนอกจากจะก้าวกระโดดอย่างรวดเร็วแล้ว ยังติดทน เติบโตและแตกยอดได้ไม่จำกัด

เพราะทุกปัญหามีความแตกต่าง และข้อมูลที่เราต้องรู้นั้น ไม่เคยครบถ้วนหรือเพียงพอ ใครบอกอะไรกับเรา เราก็จำได้เพียงบางส่วน

แต่ไม่สามารถบันทึกเป็นองค์ความรู้แท้ได้เหมือนกับการที่ได้พบวิเคราะห์และก้าวผ่านปัญหานั้นด้วยตนเอง
และก่อนเริ่มขั้นตอนของ Case Analysis แนะนำให้เตรียมกระดาษ ปากกา มาเขียน อย่าคิดวนในหัว

และไม่ว่าคุณจะหงุดหงิดกับผู้ซื้อผู้ขายเคสนี้มากแค่ไหน ก็ให้ปล่อยวางอารมณ์ทั้งปวงไว้ข้างๆก่อนค่ะ จบงานแล้วค่อยกลับมาโมโหใหม่ได้

1. มองสิ่งที่เกิดขึ้นอย่างเป็นกลาง กว้าง และชัดเจน เก็บข้อมูลให้ครบถ้วน

พิจารณาสิ่งที่เกิดขึ้นว่าใคร ทำอะไร ที่ไหน อย่างไร มองในมุมกว้างที่สุด เหมือนมองจากสายตาคนนอก ยังไม่ต้องตัดสิน หรือคำตอบใดๆ มองให้เห็นเหมือนเริ่มดำเนินเหตุการณ์นั้นอีกครั้ง เช่น วันนี้ไปทำโอนไม่สำเร็จ เพราะทรัพย์ถูกสั่งอายัด ไม่สามารถโอนได้

แทนที่จะโฟกัสอย่างเดียวว่าเราทำงานพลาด และหงุดหงิดตัวเอง เราต้องมองให้เห็นตั้งแต่วันแรกที่เราเริ่มงานเคสนี้ มองให้เหมือนฉายหนังย้อนกลับ กระบวนการ recruit ทรัพย์เราทำอย่างไร เอกสารเราเก็บอะไรมาบ้าง เราตกลงอะไรไว้ ทำการตลาดอย่างไร

ไล่ทุกขั้นตอน มีใครเกี่ยวข้องบ้าง ถ้าไม่รู้ว่าขั้นตอนที่ถูกต้อง มีอะไรบ้างก็เปิดตำราเทียบค่ะ ไล่มาจนถึงวินาทีที่พบปัญหา และการรับมือในขณะนั้น เน้นเก็บข้อมูลตามจริง ไม่ใช้อารมณ์ รีบแก้ปัญหา หรือชี้นิ้วตัดสินใครในตอนนี้

2. ค้นพบจุดที่เป็นปัญหา

ปัญหาทำการโอนกรรมสิทธิ์ไม่ได้ เหมือนจะเป็นปัญหาหลัก แต่หากมองให้กว้างและครบถ้วนแล้ว เราจะเห็นเองว่า มีรอยรั่ว และจุดเสี่ยงมากมายในกระบวนการทำงานของเรา

และบางคนก็จะได้ทราบว่า ที่ผ่านมาเราไม่มีกระบวนการทำงานที่เป็นขั้นตอนอะไรเลย จึงไม่แปลก ที่จะพัฒนาหรือส่งต่อให้ทีมได้

เมื่อเจอว่าปัญหาอยู่ตรงไหนบ้าง มันคืออะไร ก็ไปข้อ 3 ค่ะ

3. วิเคราะห์หาต้นเหตุของปัญหา

โอนกรรมสิทธิ์ไม่ได้ เพราะติดอายัด ต้องมีรูรั่วตั้งแต่ขั้นตอน recruit ทรัพย์ ตรวจเอกสารสิทธิ์ครบไหม? สัมภาษณ์เจ้าของทรัพย์เพียงพอหรือเปล่า? ไปตรวจสารบบไหม? ระหว่างทางได้เช็คกับเจ้าของทรัพย์เป็นระยะหรือเปล่าว่าเขาเอาไปจำนองกับใครหรือไม่?

ถ้ามีคำถามว่า เอ ชั้นจะจู้จี้กับลูกค้าเกินไปหรือเปล่า? ก็ต้องเขียนออกมาด้วยล่ะค่ะ ว่าการสื่อสารกับลูกค้ายังมีช่องว่าง ไม่เป็นทีมเดียวกัน ซึ่งอาจนำไปสู่การพัฒนาทักษะการสื่อสาร และการรับมือบทสนทนาที่ท้าทายได้อีกนะคะ

4. รวบรวมทางออกที่หลากหลายให้กับปัญหา

1 ปัญหา มีรากปัญหาแยกย่อยมากมาย และวิธีการจัดการ ไม่ควรถูกจำกัดแค่ไม่กี่วิธี ควรเปิดใจให้กว้าง ถามตัวเองว่า "ถ้าย้อนกลับไปได้ จะทำอย่างไรให้ดีขึ้น?" ถ้ายังตีบตันอยู่กับคำตอบที่จำกัด ให้เปิดตำรา ทำ research ถามไอเดียคนอื่น

แต่ต้องไม่รีบด่วนในการเลือกทำ เพราะตอนนี้เราต้องการรวบรวมวิธีการที่หลากหลายที่สุด ในระยะเวลาที่สั้นที่สุด

5. พิจารณาคัดเลือกวิธีการแก้ปัญหา

ทุกๆปัญหาในสถานการณ์เดียวกัน จะมีร่องรอยความผิดพลาดซ้ำๆให้ได้เห็น ซึ่งนั่นอาจเป็นจุดที่เมื่อนำมาแก้ไข อาจส่งผลกระทบกับกระบวนการอื่นด้วย เลือกวิธีที่สร้างแรงกระเพื่อม ง่าย ประหยัด และทำได้เร็วที่สุดก่อน 3-5 ข้อ ที่ครอบคลุมปัญหาในครั้งนี้

6. ลงมือทำ

นำการแก้ปัญหา 3-5 ข้อ ที่เลือกมาแล้ว ทำเป็น Action plan จะทำอะไร ที่ไหน อย่างไร เท่าไหร่ มีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่ วัดผลอย่างไร เขียนให้ง่ายแบบที่ตัวเองเข้าใจ แล้วใส่เป็นการปฏิบัติรายวัน ประเมินผลสัปดาห์ละครั้ง ว่ามีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง และปรับแก้ fine tuning ไป

บางคนอาจมองว่ายุ่งยาก เมื่อเทียบกับการถามคนอื่น แล้วคุณอยากได้อะไรล่ะ?

ถามคนอื่น เป็นการแก้ไขปัญหาแค่เพียงผิวเผิน และหากคุณชอบใช้วิธีนี้ในการจัดการปัญหา ก็อาจเป็นเหตุให้คุณเจอกับปัญหาที่กำลังเผชิญอยู่นี่ล่ะค่ะ

ดังนั้น หากต้องการเป็นผู้รู้จากประสบการณ์ของตนเอง โดยไม่ต้องพึ่งพาคนอื่นอยู่ร่ำไป ก็ลองพิจารณานำวิธีการ Case Analysis ไปลองใช้ดูค่ะ

เพราะใช้มากับตัวเองแล้ว นอกจากได้วิธีการแก้ปัญหาที่เหมาะกับตัวเองยังทำให้จิตใจสงบ มั่นคง ลดความท่วมท้น วิตกกังวลในการจัดการปัญหาได้ด้วย
ขอให้ประสบความสำเร็จค่ะ